Entender o que é NF-e e suas regras faz parte da rotina fiscal e tributária de qualquer empresa no país. Mas será que isso vale também para o microempreendedor individual (MEI)? Ou ele não precisa emitir a nota fiscal?
Muitos são os questionamentos acerca da NF-e, a nota fiscal mais comum emitida por todas as empresas do comércio, inclusive por quem é MEI.
Para utilizar esse documento fiscal, você precisa realizar o credenciamento na Secretaria da Fazenda do seu estado, obter uma senha e, em alguns casos, adquirir um certificado digital.
Parece complicado? Não se preocupe: vamos explicar para você o passo a passo de como emitir nota fiscal sendo MEI, bem como trazer muitas outras informações indispensáveis para o sucesso do seu negócio.
Leia com atenção e deixe sua empresa sem pendências com o Fisco.
O que é NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)?
É simples entender o que é NF-e (Nota Fiscal Eletrônica): um documento fiscal emitido pela internet para registrar as vendas de produtos no comércio.
Ele é 100% digital e serve para regularizar as atividades comerciais, bem como garantir o recolhimento do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), um tributo de competência estadual.
Na prática, o órgão responsável por validar a NF-e em cada estado é a Secretaria da Fazenda (Sefaz). Logo, todas as empresas que comercializam produtos são obrigadas a emitir nota fiscal.
Por isso, devem se cadastrar na respectiva Sefaz e utilizar a NF-e em suas vendas, conforme o procedimento de cada região.
Antes da digitalização do sistema fiscal do governo, eram emitidas notas fiscais em papel dos modelos 1 e 1A nas atividades de comércio.
Hoje, basta emitir uma NF-e por meio de um software emissor para tornar a operação regular e ficar em dia com o Fisco, sem ter preocupações com fiscalizações e eventuais problemas de sonegação fiscal.
Confira um guia completo sobre a nota fiscal MEI para você tirar suas dúvidas.
Para que serve a nota fiscal NF-e?
Desde documentar o recolhimento tributário até auxiliar nos direitos do consumidor, há diversas finalidades para o uso e emissão da nota fiscal eletrônica.
Acompanhe!
Combate aos crimes tributários
De acordo com a Lei 8.137/1990, os crimes tributários ocorrem quando há supressão ou redução indevida de tributo, contribuição ou qualquer encargo.
Um exemplo de crime fiscal é a sonegação de impostos, que envolve ocultação de fontes de renda para que o empreendedor não realize o pagamento tributário devido.
Considerando que os impostos são direcionados aos entes federativos, a sonegação está impactando diretamente nos cofres públicos. Dessa maneira, o sonegador fiscal reduz as verbas destinadas a políticas públicas, infraestrutura e saúde, por exemplo.
Uma das estratégias de combate à sonegação fiscal é justamente a emissão da NF-e. Quando o estabelecimento lança a NF-e emitida, a receita federal toma conhecimento da geração de renda, dificultando a omissão dos impostos.
Afinal, por se tratar de notas padronizadas e digitalizadas, a NF-e facilita o cruzamento de informações entre os órgãos de fiscalização.
Contabilidade mais assertiva
A NF-e foi criada em 2007 para compor o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
A passagem da documentação para o ambiente digital facilitou sua emissão e armazenamento, representando grande avanço para a gestão fiscal e tributária dos empreendimentos.
Há vantagens para a contabilidade de qualquer empresa, já que não é preciso mais guardar notas em papel. Basta uma busca no computador para ter rápido acesso a qualquer nota.
Agora mais bem documentadas, as transações feitas pelos negócios ficam também mais facilmente rastreáveis, permitindo maior assertividade em casos de auditoria.
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Melhor credibilidade fiscal para o negócio
A emissão da nota fiscal eletrônica empresta credibilidade para o MEI, uma vez que demonstra que o estabelecimento segue as boas práticas de recolhimento tributário.
Sempre lembrando que, especialmente quando o seu cliente também é pessoa jurídica, a emissão da NF-e pode ser um diferencial. Muitas vezes, sem a nota, não há negócio — e o cliente bate na porta da concorrência.
Auxílio à garantia dos direitos do consumidor
A NF-e atua como comprovante da compra, facilitando quando o consumidor precisa realizar trocas e devoluções de itens defeituosos.
Pelo fato de ser eletrônica, o cliente pode acessá-la quantas vezes precisar. No entanto, vale lembrar que apresentar a nota fiscal é somente um facilitador.
Afinal, o Código de Defesa do Consumidor desobriga a exigência da nota fiscal para comprovar o vínculo do material defeituoso com o estabelecimento, desde que seja respeitado o prazo da garantia.
Redução de custos
Por ser eletrônica, a NF-e permite considerável redução dos gastos com papel e impressão. Portanto, representa uma alternativa sustentável para o fluxo burocrático fiscal.
Veja outras estratégias para reduzir custos na empresa e cortar gastos invisíveis.
Qual a diferença entre NF-e e cupom fiscal?
Apesar de muitas vezes serem utilizados como sinônimos, a NF-e e o cupom fiscal não são a mesma documentação. A diferença básica reside nas informações que cada opção traz.
O cupom fiscal é o comprovante de venda, contendo apenas informações a respeito do empreendedor e da transação realizada. Portanto, não são mencionados os dados do consumidor.
O cupom fiscal vem gradualmente caindo em desuso, em especial por não ser muito prático.
A documentação só pode ser emitida em impressoras do tipo Emissor de Cupom Fiscal (ECF) autorizadas pela Secretaria da Fazenda (Sefaz). Ou seja: não existe cupom fiscal online.
Em contrapartida, a nota fiscal eletrônica traz todas as informações do cupom fiscal e muito mais. Ela menciona também os dados do cliente e da transportadora, bem como a descrição mais detalhada dos impostos recolhidos.
A NF-e ainda possui a vantagem de ser emitida de forma online, enviando uma cópia para o endereço eletrônico do cliente.
Portanto, os estabelecimentos estão aos poucos substituindo o cupom fiscal pela NF-e, uma vez que essa é uma opção automatizada muito mais prática.
Entenda as diferenças entre nota fiscal de saída e de entrada.
Qual a diferença entre NF-e e NFS-e?
Agora, você já sabe o que é NF-e. Essa é a sigla para Nota Fiscal Eletrônica, o comprovante aplicado à compra e venda de produtos.
Por sua vez, a NFS-e trata-se da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica que documenta a prestação de serviços. Para ficar mais fácil de visualizar as diferenças, vamos a um exemplo.
Uma loja de informática emite NF-e ao vender um computador, já que se trata de um produto. Por outro lado, o técnico de TI que realizar a formatação no computador poderá emitir uma NFS-e, uma vez que foi realizado um serviço.
Vale a pena ressaltar que, apesar de ambas envolverem a mesma função, são emitidas e validadas por órgãos diferentes: a Sefaz e a prefeitura, respectivamente para a NF-e e NFS-e.
MEI é obrigado a emitir nota fiscal?
De acordo com a legislação, o MEI só é obrigado a emitir NF-e quando vende produtos para outras empresas.
Agora, se a venda for realizada para uma pessoa física, o microempreendedor está dispensado dessa exigência.
A única exceção é para casos em que o consumidor solicita a nota fiscal com base no Código de Defesa do Consumidor (CDC) — nessa situação, o MEI precisa providenciar o documento.
Veja a seguir quando é preciso emitir os diferentes tipos de notas fiscais sendo MEI.
Quer saber mais? Confira mais detalhes sobre o assunto no vídeo abaixo:
Quando emitir Nota Fiscal Eletrônica?
A Nota Fiscal Eletrônica deve ser emitida toda vez que o MEI vender um produto para uma pessoa jurídica.
Logo, microempreendedores individuais que vendem para empresas com frequência precisam fazer o credenciamento na Sefaz para emitir a NF-e e regularizar suas atividades.
Desse modo, o ICMS é recolhido corretamente e o MEI fica em situação regular com a Receita Federal.
Lembrando que a NF-e também pode ser emitida voluntariamente nas vendas para pessoas físicas para demonstrar mais profissionalismo ao cliente.
Outro ponto importante é entender a diferença entre DANFE e NF-e.
Enquanto a NF-e é o documento oficial, o DANFE é um Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica que representa o conteúdo da nota fiscal original no transporte da mercadoria.
Aqui explicamos sobre a venda sem nota fiscal e quais os riscos desse procedimento.
E a Nota Fiscal Eletrônica de Serviços?
A Nota Fiscal Eletrônica de serviços (NFS-e) segue a mesma regra da NF-e: só precisa ser emitida pelo MEI na prestação de serviços para pessoas jurídicas.
Nesse caso, o credenciamento para emissão do documento deve ser feito na Prefeitura, responsável pelo recolhimento do ISS (Imposto sobre Serviços).
Novamente, o MEI também pode emitir voluntariamente a NFS-e para seus clientes pessoa física, se desejar.
Descubra agora como emitir a NFS-e sendo MEI.
O que acontece se o MEI não emitir nota fiscal?
Vale recapitular algumas informações para não restar dúvidas.
Quando o cliente é pessoa física, a nota fiscal não é obrigatória. Dessa forma, não há consequência alguma para o MEI.
No entanto, caso não haja emissão de nota para pessoas jurídicas, a situação se complica um pouco: trata-se de crime de sonegação fiscal.
A lei não diferencia a sonegação acidental da que foi realizada intencionalmente, o que reforça a importância de se manter a contabilidade em dia.
O peso das sanções dependerá da gravidade do crime, podendo envolver multa ou mesmo prisão.
Como tirar Nota Fiscal Eletrônica no MEI?
Agora que você sabe o que é NF-e, veja como proceder se precisar emitir nota fiscal de comércio sendo MEI.
Venda de produtos
Se você vende produtos e precisa emitir NF-e com regularidade, deve procurar a Sefaz do seu estado para fazer seu credenciamento.
Cada órgão tem seus procedimentos para isso, mas geralmente você deverá fornecer os seguintes documentos:
- Documentos pessoais como RG, CPF e comprovante de residência;
- CCMEI (Certificado da Condição do Microempreendedor Individual);
- Inscrição Estadual;
- Preenchimento do requerimento de habilitação (particular de cada estado).
Após o cadastro, você deverá desbloquear a senha web recebida para acessar o sistema do governo e emitir suas notas fiscais. Então, você terá a opção de utilizar o software público ou emitir suas NF-es por meio de um emissor de nota fiscal próprio.
Verifique também a obrigatoriedade de possuir um certificado digital para emitir os documentos fiscais.
Se tiver dificuldades, você pode contar com os serviços de contabilidade da MEI Fácil por Neon, que incluem a orientação para emissão de NF-e pelo seu estado.
Controle de notas fiscais: veja como fazer e qual a sua importância para o MEI.
Prestação de serviços
O processo para emitir a Nota Fiscal Eletrônica de Serviços como MEI é um pouco mais simples.
Você deverá ir à Prefeitura do seu município para fazer o credenciamento e obter a senha web, apresentando os seguintes documentos:
- Documentos pessoais como RG, CPF e comprovante de residência;
- CCMEI (Certificado da Condição do Microempreendedor Individual);
- Inscrição Municipal.
Então, é só desbloquear sua senha web e escolher o emissor para começar a emitir NFS-e em suas prestações de serviços.
Como cancelar Nota Fiscal Eletrônica no MEI?
Cadastro de informações incorretas, erro no cálculo de impostos, dados faltantes… são diversos os motivos que podem levar à necessidade de cancelar uma NF-e.
No entanto, este procedimento depende de alguns fatores:
- Se a mercadoria já foi enviada;
- Se já passou o prazo de cancelamento definido pela Sefaz estadual;
- Se o destinatário confirmou ciência da emissão da nota.
Se o prazo de cancelamento não foi ultrapassado e a mercadoria não foi enviada, a NF-e pode ser cancelada normalmente pelo próprio sistema emissor de origem.
No entanto, se a mercadoria já saiu do estabelecimento, bem como no caso de o destinatário ter confirmado ciência da nota, não há como realizar o cancelamento da NF-e.
Para situações em que já se passou o prazo, a possibilidade de cancelamento depende das regras estabelecidas por cada Sefaz estadual.
Alguns estados permitem que o cancelamento seja realizado mediante o pagamento de multa de 1,5% em cima do valor da nota cancelada.
Caso seu estado não permita o cancelamento, a solução é solicitar a anulação da nota fiscal e o retorno da mercadoria por parte do destinatário. No entanto, entenda que você ainda assim poderá receber penalizações conforme as regras de cada Sefaz estadual.
Entendeu o que é NF-e e quando o MEI deve emitir essa nota fiscal?
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