Enviar uma mensagem de cobrança para clientes sempre é um momento delicado, mas todo MEI precisa dominar essa função.
Afinal, quem trabalha com pagamentos a prazo deve saber cobrar clientes de forma educada, eficiente e segura.
Dessa forma, você garante o recebimento do dinheiro e evita problemas com a inadimplência no seu negócio — um risco alto para quem é MEI.
A seguir, vamos mostrar alguns modelos de mensagem de cobrança para clientes e ajudar você a receber sempre em dia.
Boa leitura!
Como mandar mensagem de cobrança para clientes?
Enviar uma mensagem de cobrança para clientes é uma tarefa que requer cuidado e um planejamento adequado para cada situação.
Para cobrar por um produto ou serviço dentro do prazo de pagamento, por exemplo, basta enviar um lembrete, anexar um boleto, entre outras formas de cobrança simples que fazem parte de qualquer transação comercial.
Agora, quando o pagamento está atrasado, a situação fica mais delicada e o empreendedor precisa utilizar o canal, linguagem e mensagem adequados para aumentar as chances de recebimento.
Isso porque, nesse caso, o risco de inadimplência é grande e a empresa precisa se antecipar para evitar uma pendência que pode prejudicar suas finanças.
Felizmente, é possível enviar uma mensagem de cobrança eficiente ao cliente e contornar o problema do atraso sem afetar o bom relacionamento com o consumidor.
Se você é MEI, esse é um aprendizado essencial, já que cobrar clientes faz parte do seu dia a dia.
Leia também: Como cobrar um cliente: 7 dicas para não passar dificuldade
Importância da mensagem de cobrança para clientes do MEI
Saber enviar uma mensagem de cobrança eficiente é fundamental para o MEI.
Basta pensar que, se o microempreendedor individual não pode contar com um salário fixo como ocorre no regime CLT, todos os pagamentos por produtos e serviços comercializados são essenciais para o orçamento.
Logo, o MEI precisa ter um modelo eficaz de cobrança para garantir seus recebimentos e alcançar suas metas de faturamento mês a mês.
Além disso, é importante lembrar que qualquer caso de inadimplência tem um grande impacto nas finanças do microempreendedor individual.
Então, para não correr o risco de calote, você precisa de mensagens de cobrança adaptadas a cada situação.
Aqui mostramos 6 dicas de como evitar calotes de clientes.
Como cobrar um cliente com educação?
Enviar uma mensagem de cobrança educada é a melhor forma de garantir o recebimento da dívida e manter um bom relacionamento com seus clientes.
Veja algumas dicas para acertar no tom:
- Conheça o cliente que você vai cobrar e adapte a linguagem à realidade dele (ex.: linguagem mais informal para jovens e mais formal para idosos);
- Personalize a mensagem com o nome do cliente;
- Inicie a mensagem sempre com uma saudação;
- Informe na mensagem o valor devido, o prazo de pagamento e o meio de pagamento;
- Nunca cause nenhum tipo de constrangimento ao cliente;
- Jamais ameace o cliente na cobrança;
- Ofereça ajuda ao cliente em caso de dificuldades no pagamento;
- Em caso de atraso, comece com cobranças mais sutis, citando ser normal se esquecer de um vencimento às vezes;
- Inclua sempre a frase “caso o pagamento já tenha sido efetuado, desconsidere esta mensagem”, para evitar acusações de cobrança indevida;
- Se o cliente continuar inadimplente, intensifique a cobrança, enviando mensagens em novos canais e citando consequências da inadimplência (ex.: cancelamento do serviço);
- Em último caso, se o cliente não pagar, você pode notificá-lo antes de enviar seu nome aos órgãos de proteção ao crédito.
Frases de cobrança que você deve evitar
Na hora de escrever uma mensagem de cobrança, é importante evitar alguns termos que podem ser ofensivos para o cliente e agravar as situações de inadimplência.
Na dúvida, evite as seguintes frases para cobrar dinheiro:
- “Você está devendo R$ X”: prefira usar “identificamos um débito pendente no valor de R$ X”;
- “A fatura está atrasada desde xx/xx/xxxx”: prefira usar “a fatura vencida em xx/xx/xxxx ainda está pendente no sistema”;
- “Preciso receber”: prefira usar “solicitamos que realize o pagamento o quanto antes para regularizar a situação”;
- “O pagamento não foi efetuado”: prefira usar “não identificamos o pagamento”;
- “Se você não pagar até xx/xx, o serviço será suspenso”: é melhor usar “reforçamos a importância do pagamento até xx/xx para evitar a suspensão automática do serviço”;
- “Se você não pagar, vamos colocar seu nome no Serasa”: se chegar a esse ponto, deve ser comunicado com cautela e por meio de notificação extrajudicial.
Modelo de mensagem de cobrança para o MEI
Se você quer um modelo de mensagem de cobrança para se basear, confira algumas opções.
Exemplo de mensagem de cobrança por e-mail
Veja um exemplo de mensagem de cobrança por e-mail antes do vencimento:
Bom dia/Boa tarde, <nome do cliente>!
Seu boleto do serviço X referente ao mês de XXX de 202X no valor de R$ XX já está disponível.
Ele pode ser pago até XX/XX/XXXX com desconto de X%.
Enviamos em anexo o boleto bancário em PDF.
Se preferir, copie o código de barras para realizar o pagamento: <código>
Em caso de dificuldades com o pagamento, entre em contato por este e-mail ou pelo número XX-XXXXX-XXXX (WhatsApp).
Se já tiver quitado o débito, por favor, desconsidere esta mensagem.
<Assinatura da empresa>
Agora um exemplo para uma conta que já venceu:
Bom dia/Boa tarde, <nome do cliente>!
Não identificamos o pagamento do serviço X referente ao mês de XXX de 202X no valor de R$ XX, vencido em XX/XX/XXXX.
Compreendemos que é normal se esquecer do vencimento às vezes.
Por isso, disponibilizamos uma segunda via para pagamento neste link.
Lembramos que é cobrada uma multa de R$ XX mais juros de X% ao mês a partir do vencimento.
Em caso de dificuldades com o pagamento, entre em contato por este e-mail ou pelo número XX-XXXXX-XXXX (WhatsApp).
Se já tiver quitado o débito, por favor, desconsidere esta mensagem.
<Assinatura da empresa>
Exemplo de mensagem de cobrança pelo WhatsApp
Se o cliente atrasou o pagamento e você vai mandar uma mensagem de cobrança pelo WhatsApp, use o modelo abaixo:
Olá, <nome do cliente>!
Não identificamos o pagamento do serviço X no valor de R$ XX vencido em XX/XX/XXXX.
Regularize a situação agora neste link e garanta seu acesso.
Se você teve alguma dificuldade com o pagamento, por favor, envie uma mensagem para podermos ajudá-lo.
Se já tiver quitado o débito, por favor, desconsidere esta mensagem.
Mensagem de cobrança de boleto
Veja a seguir um exemplo de mensagem de cobrança de boleto vencido:
Bom dia/Boa tarde, <nome do cliente>!
Não identificamos o pagamento do boleto do serviço X referente ao mês de XXX de 202X no valor de R$ XX, vencido em XX/XX/XXXX.
Compreendemos que é normal se esquecer do vencimento às vezes.
Por isso, já encaminhamos a segunda via do boleto com o valor corrigido em anexo.
Lembramos que é cobrada uma multa de R$ XX mais juros de X% ao mês a partir do vencimento do boleto.
Se preferir, copie o código de barras para realizar o pagamento: <código>
Se já tiver quitado o débito, por favor, desconsidere esta mensagem.
Em caso de dificuldades com o pagamento, entre em contato por este e-mail ou pelo número XX-XXXXX-XXXX (WhatsApp).
<Assinatura da empresa>
Como configurar uma mensagem automática de cobrança?
Com a MEI Fácil por Neon você consegue enviar mensagens de cobrança automáticas para seus clientes.
O próprio sistema envia um lembrete para o e-mail do cliente antes do vencimento sem que você precise fazer nada.
Essa opção está disponível para o microempreendedor individual que cobrar no boleto bancário e no Pix Cobrança.
Além disso, toda vez que você emite um boleto de cobrança, pode compartilhar o documento por WhatsApp, Telegram ou outro app de mensagens do seu celular para reforçar o lembrete e garantir seu pagamento.
Veja aqui como emitir um boleto de cobrança com a conta MEI Fácil.
Viu como é fácil enviar uma mensagem de cobrança eficiente e aumentar suas chances de receber sempre em dia?
Então, aproveite e conheça todos os meios de pagamento que a MEI Fácil por Neon oferece para facilitar seus negócios.
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