Você sabe o que são notas fiscais e por que elas são importantes para a sua empresa? Por meio desses documentos, você consegue registrar todas as vendas de produtos e prestações de serviços.
Dessa forma, seu negócio fica sempre em dia com o Fisco, recolhendo todos os impostos devidos, além de transmitir mais credibilidade para os clientes.
Quer saber o que são notas fiscais e como emiti-las?
É só continuar a leitura para aprender tudo sobre essa obrigação que também é do MEI.
O que são notas fiscais?
Notas fiscais são documentos emitidos por empresas para registrar a venda de produtos ou a prestação de serviços.
No Brasil, todas as empresas devem emitir nota fiscal nas suas operações, pois é dessa forma que os órgãos fiscalizadores conseguem identificar as transações e recolher os impostos devidos.
Logo, esses documentos fiscais têm validade jurídica e são essenciais para garantir um mercado regulado e justo.
Existem vários tipos de notas fiscais que são diferenciadas de acordo com a natureza da operação, tais como NF-e, NFS-e, NFC-e e outras que veremos mais adiante.
Antigamente, esses documentos eram emitidos em papel, por meio de talões oficiais que os empresários tinham que preencher.
Hoje, a nota fiscal eletrônica é o novo padrão, e ficou muito mais fácil trabalhar com arquivos digitais, já que não é mais preciso lidar com papelada na hora de registrar vendas.
Lembrando que toda empresa deve ficar atenta às regras tributárias e à obrigatoriedade de emitir documentos fiscais, inclusive o microempreendedor individual (MEI).
Leia também: Tudo sobre nota fiscal MEI: tire suas dúvidas
Para que servem as notas fiscais?
A principal função das notas fiscais é registrar oficialmente as transações de compra e venda.
Dessa maneira, órgãos de fiscalização como a Receita Federal conseguem rastrear qualquer transação feita em território nacional, garantindo o pagamento dos impostos devidos pelos empresários.
Na própria nota, são discriminados os tributos recolhidos na operação, além de informações importantes como:
- Data de emissão e competência;
- Nome e CPF/CNPJ da empresa ou pessoa física que emitiu a nota (emissor);
- Nome e CPF/CNPJ da empresa ou pessoa física que recebeu a nota (tomador);
- Dados de contato de emissor e tomador (endereço, e-mail, site, telefone, etc.);
- Inscrição estadual e municipal das empresas envolvidas (cadastros realizados junto à Secretaria da Fazenda do Estado e à Prefeitura);
- Descrição dos produtos vendidos ou serviços prestados;
- Valores de todos os tributos e contribuições retidos na fonte, tais como INSS, Imposto de Renda, PIS, COFINS, ICMS, etc.;
- Informações complementares sobre regimes tributários;
- Número da nota e código de verificação.
Dessa forma, a nota fiscal é um documento completo sobre uma operação comercial.
Além de ajudar o Fisco a manter o controle sobre as atividades das empresas, ela também é importante para gerar mais confiança e credibilidade nas relações comerciais.
Afinal, fica tudo documentado, de forma que ambas as partes têm seus direitos garantidos na transação.
Tipos de notas fiscais
Existem vários tipos de notas fiscais que podem ser emitidas pelas empresas.
Conheça as mais usadas no mercado brasileiro:
Nota fiscal eletrônica (NF-e)
A nota fiscal eletrônica (NF-e) é uma das mais comuns no mercado, pois é emitida toda vez que uma empresa vende um produto.
Ela serve, principalmente, para garantir o recolhimento do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), o tributo mais importante para os estados.
Entenda aqui o que é ICMS e como o imposto afeta a tributação do MEI.
Para emitir NF-e, a empresa deve fazer um cadastro fiscal na Secretaria da Fazenda (Sefaz) de seu estado.
Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e)
A nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e), como o nome deixa claro, é aquela emitida na prestação de serviços.
O principal imposto recolhido por meio desta nota é o Imposto sobre Serviços (ISS), que é de competência das prefeituras.
Logo, a empresa precisa se cadastrar na secretaria de finanças de seu município para conseguir emitir esse tipo de nota fiscal.
Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)
A nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e) tem como principal função substituir o cupom fiscal nos estabelecimentos varejistas.
Ela é emitida somente nas vendas diretas ao consumidor final e serve para comprovar a operação, de modo que o cliente possa exigir seus direitos caso precise devolver ou trocar o produto adquirido.
Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e)
A nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e) é uma opção que pode ser emitida por empresas que não são obrigadas a emitir NF-e e que não têm um grande volume de vendas.
Muitos microempreendedores individuais usam a NFA-e para registrar vendas para pessoas físicas, enquanto ainda estão no início do negócio.
Aproveite e veja como emitir nota fiscal avulsa sendo MEI.
Quem é obrigado a emitir notas fiscais?
Todas as empresas registradas com um CNPJ que atuam em território nacional são obrigadas a emitir notas fiscais em suas vendas.
No entanto, existem algumas exceções em relação ao MEI, que veremos a seguir.
MEI precisa emitir nota fiscal?
De acordo com o portal do governo, o MEI só é obrigado a emitir NF-e quando a venda é realizada para outra empresa.
Já nas vendas para pessoas físicas, o documento fiscal não é obrigatório por lei.
No entanto, se um consumidor solicitar a nota fiscal com base no Código de Defesa do Consumidor (CDC), o MEI precisa conseguir o documento — geralmente, recorre-se a uma nota avulsa nesses casos.
Embora não seja obrigatório em todos os casos, é altamente recomendável que o MEI emita notas fiscais, pois elas ajudam a profissionalizar o negócio e ampliar as oportunidades de vendas.
Além disso, é natural que uma empresa em crescimento comece a vender para outras empresas, tornando a emissão de nota fiscal uma necessidade.
Por quanto tempo preciso armazenar as notas fiscais?
As notas fiscais devem ser armazenadas por cinco anos a partir de sua emissão, segundo as regras do Fisco.
Dentro desse prazo, a Receita Federal pode solicitar o documento para esclarecimentos ou realizar alguma ação de fiscalização.
Por isso, é importante ter as notas fiscais eletrônicas salvas em uma pasta segura na nuvem.
Se preferir, você também pode imprimir e guardar os documentos.
5 passos sobre como emitir notas fiscais
Para emitir notas fiscais, você deve seguir os passos abaixo:
1. Veja qual nota você precisa emitir
Primeiramente, você deve verificar qual tipo de nota fiscal sua empresa precisa emitir.
Se você vende produtos, por exemplo, deverá emitir NF-e.
Se presta serviços, a nota correta é a NFS-e.
2. Faça o cadastro fiscal
Para emitir qualquer tipo de nota fiscal, você precisa fazer um cadastro no órgão responsável do governo.
Se você vai trabalhar com NF-e, por exemplo, deve fazer um credenciamento na Secretaria da Fazenda (Sefaz), responsável pelo recolhimento do ICMS.
Lá, você vai receber uma Senha Web para acessar o emissor de nota fiscal eletrônica do governo.
O processo é parecido para a NFS-e, com a diferença de que você deverá fazer o cadastro na Prefeitura.
3. Escolha um software emissor
Você pode usar o software emissor oferecido pelo próprio governo ou escolher outro programa próprio.
Geralmente, os emissores de nota fiscal privados são melhores do que os públicos, pois são mais fáceis de usar e oferecem recursos adicionais, como integração com o ERP da empresa.
4. Desbloqueie a Senha Web
No primeiro acesso ao emissor de nota fiscal, você terá que desbloquear a Senha Web e criar um login.
Então, sua empresa estará pronta para emitir os documentos fiscais sempre que realizar uma venda.
5. Comece a emitir notas fiscais
Com um software emissor, você já pode começar a emitir suas notas fiscais a cada venda realizada.
No caso do MEI, não é preciso utilizar um certificado digital: basta acessar o sistema com a Senha Web fornecida pelo governo.
Tudo o que você precisa fazer é selecionar a opção “emitir nova nota fiscal” ou algo semelhante, de acordo com o sistema, e preencher informações como dados do tomador/comprador, valor da venda e atividade exercida.
Lembrando que o MEI pode cadastrar uma atividade principal e até 15 ocupações secundárias, que constarão nas opções de emissão de nota fiscal pelo código CNAE.
Após emitir a nota fiscal, você terá a opção de baixá-la como um arquivo PDF para enviar ao cliente.
Ficou claro o que são notas fiscais e como emitir as suas?
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