O controle de notas fiscais do negócio é importante para maior controle financeiro, se manter em dia com a lei, facilitar a sua declaração anual, entre outros motivos.
Porém, essa atividade, um tanto burocrática, exige atenção para que nenhum erro aconteça, gerando problemas no futuro.
Para otimizar o controle de notas e facilitar essa tarefa diária, separamos este conteúdo para você.
Boa leitura!
MEI é obrigado a emitir notas fiscais?
O MEI está dispensado da emissão de documento fiscal em duas situações:
- Operações com vendas de mercadorias, prestações de serviços para pessoa física
- Operações com mercadoria para destinatário com CNPJ que emitem uma nota fiscal de entrada
Ou seja, ao prestar serviços para outras empresas, quando elas não emitem nota fiscal de entrada, o MEI pode precisar emitir nota fiscal.
Agora se você quiser vender para o governo, sua empresa precisa emitir nota fiscal MEI.
Vale reforçar que existem riscos de vender sem nota fiscal!
Além de gerar mais credibilidade e confiança, a nota fiscal é um documento que comprova a venda ou serviço prestado. Com a nota, se algum problema ocorrer, será mais prático para você resolver.
Além disso, manter o controle de notas te ajuda na hora de fazer a declaração anual de faturamento MEI.
Ah, e vale reforçar que a emissão de documento fiscal é uma das estratégias para evitar calotes de clientes.
O mesmo vale ao fazer compras com fornecedores. Comprar com nota garante mais segurança para você e seu negócio!
A emissão de nota fiscal é recomendada para o MEI por diversos motivos.
Nota fiscal de entrada e nota fiscal de saída: qual a diferença?
Ao longo desse conteúdo vamos abordar dois termos: nota fiscal de entrada e nota fiscal de saída. Por isso, vamos entender cada um deles.
O que é nota fiscal de entrada?
A nota fiscal de entrada é um documento comprova a entrada de qualquer coisa na sua empresa.
A nossa legislação define alguns casos para a emissão de nota fiscal de entrada, são eles:
- devolução – caso algum cliente tenha devolvido um produto
- transporte – caso a retirada e o transporte fiquem com a responsabilidade da transportadora
- exposição – quando um produto foi exibido em museus ou galerias de artes
- leilão – caso o produto tenha sido arrematado
- nota fiscal não obrigatória – caso o vendedor não seja obrigado a emitir uma NF
- retorno de industrialização – caso o produto seja industrializado ao passar pelas mãos de um autônomo
- importação – caso o produto seja importado
Resumindo, a nota fiscal de entrada formaliza a entrada de mercadorias na sua MEI, seja por compra, devolução ou retorno.
O que é nota fiscal de saída?
Enquanto a nota fiscal acompanha as entradas de uma empresa, a nota fiscal de saída é aquela que acompanha a saída do produto ou serviço até o consumidor final.
São bastante utilizadas como nota fiscal de comércio, já que garante os direitos dos clientes, principalmente em casos de devolução.
Por que fazer o controle de notas fiscais da sua microempresa?
Você sabia que, de acordo com a Lei 5.172, você precisa guardar suas notas fiscais por até 5 anos? A multa pode chegar a R$ 1mil por nota fiscal não apresentada.
“E eu preciso fazer o controle de notas fiscais de entrada e saída?”
Sim. Pois, segundo a Lei 8.212, as notas fiscais de saída devem ser mantidas por 10 anos.
Manter o controle das suas notas fiscais também é importante para realizar o balanço patrimonial da sua microempresa.
Mas esses não são os únicos motivos para você manter a o controle de notas fiscais de entrada e saída em dia, também temos:
- Maior produtividade no seu dia a dia
- Tomadas de decisões financeiras mais assertivas
- Maior controle do seu fluxo de caixa
- Facilidade em identificar possíveis desvios de recursos
- Praticidade para possíveis consultas futuras
- E muito mais!
6 dicas para fazer o controle de notas fiscais da sua MEI
Para otimizar esse processo, conte com 6 dicas para controle de notas fiscais e melhor gestão do seu negócio:
Organize suas notas fiscais
A primeira dica para facilitar o controle de notas fiscais do negócio é a organização.
Separe um tempo para baixar suas notas fiscais eletrônicas (NF-e) já emitidas e organize por data em seu computador. Faça o mesmo em uma pasta separada com todas as notas de compras com fornecedores.
Uma dica de ferramenta de gestão gratuita que pode te ajudar a organizar suas notas em pastas é o Google Drive.
Você também pode buscar um programa de controle de notas fiscais pago para fazer essa tarefa, mas lembre-se de verificar se cabe no seu planejamento financeiro empresarial.
Fique atento: o prazo de armazenamento dos arquivos XML de NF-e é de 5 anos. Portanto, guarde os arquivos em segurança durante esse período.
Tenha uma planilha de controle de notas fiscais
As planilhas são ótimas para quem está começando a organizar suas notas fiscais. É possível fazer sozinho e de graça.
Para sua planilha de controle de notas fiscais, você precisa de colunas com espaços para:
- o número da NF
- data de emissão valor
- CPF ou CNPJ do receptor
- nome do cliente
- descrição de produto e serviço
- unidade utilizada (unidades, litros, quilos, caixas, e assim por diante)
- quantidade entregue
- endereço da entrega
- dados de contato
- data de vencimento
Você pode fazer sua planilha de controle de notas fiscais em Excel ou Google Sheets (versão gratuita do Google).
Crie rotinas de controle financeiro
Fazer o controle financeiro do seu negócio é um dos caminhos para o sucesso. Por isso, é importante estabelecer rotinas para emissão e armazenamento de notas fiscais.
Cheque todas as notas mais de uma vez e organize as mesmas com frequência, assim, você percebe qualquer erro rapidamente e pode resolver.
Essas práticas, junto a uma planilha de controle financeiro, trazem mais poder sobre o dinheiro do seu empreendimento para você!
Confira se a nota é autêntica
Ao comprar de um fornecedor e receber a nota fiscal, sempre confira a autenticidade dela, no site da Receita Federal. Após a nota fiscal eletrônica ser autorizada pela SEFAZ, ela fica disponível para consulta.
Saiba quais são os procedimentos para emissão
Os procedimentos para emissão de nota fiscal variam de acordo com a sua localidade. Por isso, busque as informações junto a prefeitura de sua cidade para realizar o procedimento corretamente.
Além disso, há diferenças entre a emissão de nota fiscal de comércio e nota fiscal de serviços.
Tenha uma boa relação com fornecedores e clientes
A última dica é investir em uma boa relação com clientes e fornecedores. Afinal, a comunicação transparente e honesta traz muitos benefícios.
A nota fiscal, apesar de não ser obrigatória, transmite credibilidade ao seu cliente. E caso alguma nota precise ser cancelada ou alterada, você poderá contar com o suporte e compreensão de quem faz o seu trabalho acontecer.
Agora você já vai aderir ao controle de notas fiscais? Chega de ficar com essas informações importantíssimas perdidas por aí, não é mesmo?
Saiba que para melhorar a gestão do seu negócio, você pode contar conosco, da MEI Fácil. Estamos aqui para te ajudar a aprender cada vez mais, seja para tirar dúvidas relacionadas ao CNPJ MEI ou para encontrar dicas de empreendedorismo.
Estamos aqui para ajudar você em sua jornada como MEI.
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