Metodologia GTD é uma ferramenta de gestão de tempo que auxilia a organizar o caos da agenda de tarefas.
De forma equilibrada, a getting things done (GTD) nos ensina que é possível criar uma rotina produtiva e saudável.
Vamos aprender melhor os segredos desta estratégia e como implementá-la?
O que é a metodologia GTD (getting things done)?
A metodologia GTD é uma ferramenta de gestão da produtividade pessoal que permite maior foco na execução das atividades.
GTD é a sigla para “getting things done”, que não tem uma tradução direta exata, mas tem o sentido de “fazendo acontecer” ou “dando conta das tarefas”.
A metodologia tem ganhado muito destaque no contexto da transformação digital, na qual a velocidade com que surgem as demandas é inversamente proporcional aos prazos estabelecidos.
As prioridades das tarefas estão em constante alteração, os níveis de cobrança aumentam a cada dia e, a todo momento, surgem acúmulos de tarefas imprevistas.
A GTD foi criada justamente para colocar em ordem este cronograma caótico, trazendo maior qualidade de vida no trabalho.
Quem criou a metodologia GTD?
A metodologia GTD foi mencionada pela primeira vez no livro “A arte de fazer acontecer”, de David Allen.
Allen utilizou seus conhecimentos de mais de 30 anos como instrutor de produtividade para elaborar a GTD.
Desta forma, a estratégia criada é baseada nas observações práticas durante sua carreira.
Para que serve a metodologia GTD?
De maneira objetiva, a GTD serve para garantir maior concentração nas atividades diárias, elevando os níveis de produtividade pessoal.
Veja bem: não estamos falando daquele tipo de produtividade robótica e desumanizada, na qual o funcionário trabalha horas e horas sem reclamar.
Pelo contrário, a GTD vem para que o indivíduo tome consciência de seus incômodos e possa assim estar 100% presente em cada atividade do dia conforme o seu ritmo.
Desta forma, a GTD tem sido grandemente utilizada por diversas profissões, em especial pelo mundo corporativo, como forma de se estabelecer uma rotina saudável e equilibrada.
Ao propor a resolução de uma tarefa por vez, a metodologia permite que as pessoas tenham mais foco e ruminem menos os problemas paralelos.
No contexto empresarial, estar 100% presente na atividade leva a menores índices de erros e ao melhor aproveitamento do tempo.
Além disso, trabalhando de forma mais organizada e respeitando o ritmo do corpo, os profissionais tendem a expressar melhor seus potenciais de criatividade.
Perceba que não se trata de trabalhar por mais tempo, mas sim aproveitar as horas da melhor maneira possível.
Para organizar as tarefas, a GTD utiliza alguns pilares básicos.
Vamos entender melhor como eles funcionam.
Como funciona a metodologia GTD?
A GTD é composta por 5 etapas que irão garantir o melhor aproveitamento do tempo:
1. Capturar
Esta etapa inicial serve para acalmar a mente agitada com as atividades pendentes.
Quem nunca teve dificuldades de se concentrar em uma tarefa, pois a cabeça estava ocupada com outras preocupações?
Então, nessa hora, você irá escrever tudo que precisa fazer e tudo aquilo que está te incomodando.
Por exemplo: aquele relatório atrasado, o e-mail de confirmação, a emissão da nota fiscal para o cliente… absolutamente tudo da sua lista mental de pendências.
A ideia é esvaziar as preocupações paralelas para que depois você consiga focar na atividade necessária, é o famoso conceito de brainstorming, ou tempestade de ideias.
Para escrever, use o que tiver à mão: caderno, bloco de notas do celular ou até mesmo o aplicativo Trello.
2. Esclarecer e processar
Agora é a hora de analisar todas as atividades que você listou.
Muitas vezes acumulamos mentalmente infinitas ideias que não são viáveis, e é neste momento que você irá realizar a triagem do que de fato serve para você.
Avalie calmamente: todos os itens de fato fazem sentido? Você realmente irá fazer todos eles?
Tais questionamentos fazem esta etapa também ser chamada de “clareza”, porque a ideia principal é processar o furacão de ideias da etapa anterior e mapear as ações de fato gerenciáveis.
3. Organizar
Este é o momento de organizar as tarefas mapeadas! Siga a árvore de decisão da GTD e execute essa etapa em dois passos.
Primeiro passo: agrupe as atividades conforme a necessidade de tomada de ação
Inclua na categoria “lixo” todas aquelas atividades que você corajosamente admitiu para si mesmo que não precisam de ação alguma.
Algumas informações podem não necessitar interferência, porém, podem ser relevantes em algum momento: lembre-se de incluí-las no grupo do “arquivo referência”.
Quanto às demais, classifique por prioridade de realização: as urgentes e as que você não sabe bem qual o prazo de entrega.
Para as atividades que devem ser entregues em breve, você seguirá a recomendação de David Allen e priorizar as que são mais rápidas de serem executadas.
“Se você pode fazer a atividade em 2 minutos, faça-a agora!”, recomenda Allen.
Segundo passo: organize todas as atividades por temas
Agora é hora de categorizar as ações por contexto:
Por exemplo, coloque as atividades “entregar relatório de análise” e “emitir parecer técnico” na caixinha de “atividades de documentação”.
Assim, você irá navegar melhor pelo mar de atividades mapeadas.
4. Refletir e revisar
Os imprevistos podem alterar a ordem de prioridade das tarefas.
Desta forma, é essencial que você revisite as categorias para incluir novos itens, alterar prazos e dar baixa nas atividades realizadas.
Ou seja: você irá exercer sua flexibilidade de cronograma.
Por exemplo, adiar tarefas para o dia seguinte para priorizar outras.
5. Engajar
Mãos à obra! É hora de executar as atividades que você organizou!
Como tudo está guardado em “caixinhas”, você pode visualizar facilmente o que tem que fazer.
Foque na execução de uma tarefa por vez! É essencial que tudo que você faça tenha início, meio e fim, sem ficar parando para acudir outras demandas.
Assim, você não irá perder o fio do raciocínio.
Como implementar a metodologia GTD?
Uma grande vantagem da GTD é que você não precisa de estrutura e materiais caros. Pelo contrário: com um bloco de notas, um calendário e uma caneta, você já consegue montar seu cronograma.
No entanto, se você é fã de tecnologia, saiba que existem aplicativos e ferramentas online que podem te auxiliar nas etapas da GTD!
Por exemplo, para quem é microempreendedor individual, a plataforma Trello é uma ótima dica de gestão de tempo para MEI, pois permite você associar a GTD à metodologia Kanban.
Organizar suas atividades não precisa ser chato! Ao estabelecer prioridades, sua produtividade irá aumentar sem agredir o seu ritmo de trabalho.
O que achou da metodologia GTD para implementar na sua rotina como empreendedor? Siga as dicas e comece a colocar em prática hoje mesmo.
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