Um sistema ERP pode ser de grande ajuda para qualificar a gestão e evitar que problemas se acumulem na empresa. Importante dizer que isso vale para todo tipo de negócio, seja ele grande ou pequeno, até mesmo para um MEI (microempreendedor individual).
Boa parte deles começa sem muito planejamento, afinal, para que se planejar quando o estoque cabe todo na garagem ou no quintal de casa? Ou quando o serviço pode ser prestado sem preocupações?
A coisa começa a complicar quando as vendas aumentam e, com elas, a exigência de uma gestão mais profissional.
É preciso aumentar o controle e arrumar espaço no estoque, organizar as contas a pagar e a receber, registrar todas as entradas e saídas do caixa, planejar as vendas e garantir a emissão de notas fiscais e por aí vai.
Cansou só de ler? Adivinhe, então, a qual recurso você pode recorrer para dar conta disso tudo? Sim, o ERP pode ser uma ótima solução para seu negócio.
Se quer saber mais sobre esse sistema de gestão, para que serve e quais são os seus principais recursos, acompanhe a leitura até o fim neste guia sobre o assunto.
O que é ERP?
ERP é uma sigla em inglês (Enterprise Resource Planning) que, traduzida livremente, significa algo como Sistema de Gestão Integrado.
A principal finalidade de um ERP é fazer com que as chamadas atividades secundárias — ou de retaguarda — possam ser geridas em um só programa para computador.
Grandes empresas não dispensam esse recurso, que também é indicado para micro e pequenos negócios, inclusive MEIs.
Lembre-se de que, como microempreendedor individual, você pode precisar emitir documentos fiscais, lidar com encargos trabalhistas, com clientes, folha de pagamento e fornecedores.
Essas e outras rotinas só podem ser geridas a partir de um certo ponto quando o MEI conta com um mínimo de automação. É aí que o ERP faz toda a diferença.
Para que serve um sistema ERP?
Integrar é preciso, e essa é a principal função de um ERP — mas não a única. Se usado no máximo de suas capacidades, esse é um sistema que pode fazer muito mais do que ajudar no controle das atividades de rotina, o que já seria fundamental.
Tomemos como exemplo um MEI que usa um ERP para integrar sua contabilidade, finanças, compras e estoque.
Essas são áreas estratégicas que, com o tempo, geram dados sobre o negócio. Por sua vez, esses dados podem servir como base para análises que vão gerar novas ideias e inspiração para realizar melhorias ou corrigir falhas que estejam passando batidas.
Veja, então, que estamos falando sobre uma solução de gestão e não apenas um sistema que vai automatizar tarefas da empresa.
Como funciona um ERP?
O mais comum é que o ERP seja fornecido como um sistema em módulos. Significa que esse é um software dividido em vários “mini softwares”, cada um responsável por uma área ou função.
Você pode, por exemplo, ter um ERP dividido nos módulos “contábil”, “fiscal”, “estoque” e “RH” — embora independentes, esses módulos são integrados pela inteligência artificial do sistema, que cruza as informações relacionadas.
É o caso, por exemplo, de um programa que fornece relatórios a partir dos dados obtidos dos módulos “fiscal” e “RH” para informar sobre os encargos trabalhistas a serem pagos.
Como um sistema integrado, o ERP registra e cruza dados de todos os setores de um negócio. Quer mais um exemplo?
Conforme você faz uma venda, o software pode providenciar a emissão de nota fiscal enquanto insere a receita no controle financeiro e ativa também o estoque para registrar a saída de um produto – tudo automaticamente.
Aproveite para ler o guia completo sobre fluxo de caixa para MEI.
Principais recursos de um ERP
Como vimos até aqui, cada módulo de um ERP é equipado com recursos que permitem gerir os diferentes segmentos de um negócio, enquanto gera dados a partir da integração entre eles.
Nesse sentido, os sistemas de gestão integrados deve contar com certas funcionalidades básicas, a exemplo de:
- Emissão de notas fiscais;
- Gerenciamento de processos;
- Gestão de relacionamento com o cliente (CRM);
- Controle de estoque;
- Suporte e atendimento.
As possibilidades se estendem quase ao infinito, se considerarmos que cada empresa tem suas próprias necessidades. Dessa forma, um ERP é também um sistema versátil, a ser desenvolvido conforme a realidade de cada negócio.
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Vantagens de contar com um ERP
MEIs, micro e pequenas empresas lidam com praticamente as mesmas rotinas das grandes companhias. A diferença está no volume, mas as obrigações são quase as mesmas.
Impostos, notas fiscais, fornecedores e empregados são algumas delas, todas demandando atenção constante.
Se o MEI não está preparado para lidar com tudo isso, acaba perdendo tempo e dinheiro, deixando de se dedicar à sua atividade principal — por isso, um ERP representa uma grande vantagem competitiva ao automatizar as rotinas e atividades de retaguarda.
Veja a seguir o que você ganha ao contar com esse recurso.
Cobertura para as atividades de retaguarda
Quem é MEI há mais de um ano certamente já teve que fazer a declaração DASN MEI do seu faturamento anual.
Boa parte dos microempreendedores acaba surpreendido nesse momento, ao ter que contabilizar de uma vez só tudo que ganhou durante um ano inteiro.
Afinal, quanto foi o faturamento dos últimos 12 meses? Onde encontrar esses dados? Um ERP pode ajudar nessa tarefa, mantendo um registro atualizado do fluxo de caixa e, por consequência, de todas as receitas do período.
Esse é um simples exemplo de atividade de retaguarda que um ERP ajuda a gerir, de modo que o MEI não tenha que se preocupar em fazer contas demoradas e chatas.
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Organização para as suas tarefas
Imagine que você é mecânico (registrado com o código CNAE 4520-0/01) e precisa lidar diariamente com entradas e saídas de veículos da sua oficina.
Há profissionais que fazem esse controle de cabeça ou anotam em cadernos os clientes que estão sendo atendidos para não se perder, enquanto alguns usam planilhas em computadores.
Nem precisamos ir muito longe para deduzir que esse tipo de controle manual é muito arriscado, além de não gerar dados sobre o negócio.
Um ERP põe ordem na casa para fazer esse tipo de controle, além de formar um repositório valioso de informações para o MEI tomar decisões mais inteligentes.
Mais inteligência de negócios
E por falar nisso, um ERP é uma poderosa ferramenta para desenvolver a chamada inteligência de negócios.
Imagine um MEI que exerce a profissão de cozinheiro e fornece refeições prontas e embaladas para consumo (registrado com o CNAE 5620-1/01).
Com um ERP, contaria com um registro atualizado de quantas refeições são servidas por tipo de prato, assim como as bebidas mais pedidas pelos clientes.
Sabendo o que mais agrada, é possível se preparar para suprir a demanda e, com o tempo, melhorar os pratos para que os clientes se mantenham fiéis.
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Estoque sempre organizado
Certas atividades permitidas para MEI demandam a gestão de estoques para dar conta dos pedidos. É o caso dos que trabalham com e-commerce, comércio físico no varejo ou venda direta de produtos como ambulantes.
Para esses microempreendedores, o estoque é um ponto vital para o negócio, já que é dele que sairão os produtos ou insumos usados para a produção.
Cabe destacar que até mesmo estoques caseiros podem ser extremamente difíceis de gerir e organizar. Um ERP ajuda a mapear os espaços destinados à armazenagem, além de controlar as entradas e saídas de produtos.
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Controle sobre a logística
A gestão do estoque leva a outro tipo de gestão, a dos processos logísticos. Isso porque, cedo ou tarde, o estoque vai exigir a reposição de seus itens, demandando assim o acionamento dos fornecedores.
Também exige um controle sobre os pedidos a serem feitos considerando o espaço disponível e, em consequência, a quantidade a ser solicitada.
São muitos aspectos operacionais que, sem um ERP, poderiam “enlouquecer” o MEI desprovido de recursos para a gestão.
Melhor ter a tecnologia ao seu lado, concorda?
Sua empresa precisa de um ERP?
Acreditamos que todo negócio precisa de algum tipo de controle em suas atividades. Isso sem contar que um dos principais motivos para que uma empresa fracasse é justamente a falta de organização, como falamos no início do texto.
O ERP é essencial nesse aspecto porque dá ao negócio uma capacidade muito maior para controlar suas tarefas básicas do dia a dia.
Além disso, é uma ferramenta valiosa porque fornece dados e gera painéis informativos como só um software fornecido como serviço pode fazer.
Então, para responder à pergunta do tópico: sim, a sua empresa precisa de um ERP para se organizar melhor e ter bons resultados.
Leia nosso guia sobre como organizar uma empresa MEI.
Existe ERP para MEI?
Um equívoco que alguns MEIs cometem é achar que ERP é coisa para empresa grande. A partir do que vimos, essa é uma solução que pode ser implementada por toda e qualquer empresa, até mesmo individual.
Uma prova disso são os diversos ERPs no mercado para quem toca um negócio sozinho — eles são desenvolvidos considerando a realidade do MEI, de maneira que possa controlar suas rotinas com a mesma eficiência das empresas de grande porte.
Na sequência, vamos trazer dicas para a escolha do sistema e apresentar opções para você decidir pela melhor.
Qual o melhor sistema ERP?
O mercado está repleto de soluções em ERP, cada uma com suas funcionalidades e recursos. Como veremos a seguir, a oferta de sistemas para MEIs é relativamente ampla, com programas bastante completos, alguns gratuitos.
Lembrando que ERPs em geral são fornecidos como um serviço e, assim, muitos cobram o pagamento de mensalidades.
Em troca, o cliente recebe suporte, atualizações e melhorias, além da própria hospedagem. Aliás, esses são fatores que você precisa considerar na hora da escolha, de acordo com os seus objetivos.
Conheça a seguir as melhores opções, tanto os ERPs mais robustos quanto soluções mais simples desenvolvidas para MEIs que estão começando.
Gestão Click
Um bom ERP não precisa ser caro. Prova disso é o Gestão Click, um dos mais acessíveis para MEIs em razão dos seus planos relativamente baratos.
A partir de R$ 59,90, é possível contratar um ERP completo para gestão financeira, cadastro de clientes, emissão de boletos e muito mais.
Tudo isso com suporte incluso e espaço ilimitado de armazenamento na nuvem.
Bling
Para quem está começando e não pode pagar por um ERP mais completo, o Bling é uma alternativa “0800” no plano Níquel.
Basta fazer um rápido cadastro — que pode ser com a conta do Facebook — e começar já a utilizar sem nenhum custo as funcionalidades disponíveis, disponíveis em 5 categorias:
- Cadastros: fornecedores, clientes, preços, produtos, vendedores e relatórios;
- Suprimentos: controle de estoque, pedidos de compra e relatórios;
- Vendas: propostas comerciais, pedidos de venda e relatórios;
- Finanças: caixas e bancos, contas a pagar, contas a receber e relatórios;
- Serviços: controle de ordens de serviço.
Se precisar de mais funções, é possível aderir a um plano pago a partir de R$ 30 mensais.
Sankhya
Além de um ERP, o Sankhya é também um EIP, ou seja, uma solução de inteligência de negócios.
Ela permite analisar os gargalos de produção a fundo, por meio de uma plataforma agregada que identifica falhas e compara a performance do seu negócio com a dos concorrentes.
MarketUP
O interessante do MarketUP é ser disponibilizado por segmento.
Veja as modalidades:
- Saúde e Estética: farmácias, clínicas médicas, perfumarias, veterinários e petshop;
- Salões de Beleza: clínicas e SPAs;
- Bens de Consumo: bares, restaurantes, lanchonetes e padarias;
- Mercado e Empório: roupas, calçados e acessórios;
- Comércio Especializado: banca, quiosque, gráficas e papelarias, informática, games e eletrônicos, comércio varejista ou especializado;
- Manutenção e Reparos: prestadores de serviços, casa, construção e jardinagem, oficinas mecânicas e assistências.
Os planos pagos custam a partir de R$ 99,99, mas a versão gratuita dá direito a notas fiscais ilimitadas e armazenamento por 30 dias de arquivos XML de notas.
Omie
Já o Omie é projetado para atender às necessidades de MEIs e PMEs das seguintes áreas:
- Agência de marketing;
- Bares e restaurantes;
- Comércio;
- Construção civil;
- Distribuidoras;
- Indústrias;
- Logística;
- PDV para lojas;
- Serviços.
Os planos partem de R$ 199, com uma versão grátis para empresas com faturamento de até R$ 180 mil anuais.
Nomus
O foco do ERP Nomus é a indústria, então, se você não atua nesse segmento, pode pular para o próximo tópico.
Ele permite controlar as vendas e emitir NF-e e NFS-e, conta com módulos para gestão de compras, financeiro, PCP e estoque, além de trabalhar com o Bloco K do SPED.
Detalhe importante: o Nomus é projetado por Engenheiros de Produção e instalado com o suporte de especialistas no segmento industrial.
Vhsys
Para MEIs, o Vhsys oferece uma série de funções para gerir não só a parte operacional, mas também a estratégia do negócio:
- Gestão de vendas;
- PDV;
- Envio de orçamento pelo WhatsApp;
- Emissão de boletos;
- Organização de estoque;
- Suporte gratuito;
- Loja virtual;
- Loja de integrações;
- Integração contábil;
- Funil de vendas.
O valor da assinatura para MEIs está sujeito a negociação, mas há outros planos a partir de R$ 89,10.
Gestão MEI
Desenvolvido pelo Bradesco, o Gestão MEI é uma solução gratuita para quem precisa de um ERP funcional.
Ele pode ser utilizado por meio de um programa para computador e aplicativo, dando ainda mais agilidade à gestão do negócio.
Entre os seus recursos principais estão a loja virtual, controle de fluxo de caixa, conciliação bancária e contas a receber, entre outras funções.
Oracle
O ERP da Oracle é bastante conhecido no mercado pela grande variedade de recursos que disponibiliza para empresas de médio e grande porte.
Entre suas funcionalidades avançadas estão o “procurement”, em que a inteligência artificial escaneia o mercado em busca dos melhores fornecedores.
Também é equipado com uma IA para fazer a gestão de risco, por meio de uma poderosa ferramenta de prevenção de fraudes.
Totvs Protheus
A Totvs é também conhecida pela robustez dos seus diversos ERPs, segmentados em quatro módulos:
- Financeiro;
- Suprimentos;
- Gestão de estoque, compras e faturamento;
- Controladoria.
Além do ERP, a Totvs também fornece soluções para gestão de CRM e e-commerce, além de ajudar a desenvolver a inteligência no uso de dados.
DNA Financeiro
O diferencial do DNA Financeiro é ser um ERP extremamente simplificado de gestão contábil, projetado para uso em dispositivos móveis.
Então, se você é das pessoas que usam celular para tudo, vai gostar desse sistema de gestão, que pode ser contratado em planos a partir de R$ 169 mensais.
O que é um ERP na nuvem?
A grande maioria dos ERPs no mercado são fornecidos com hospedagem na nuvem.
Significa que eles usam bancos de dados armazenados em grandes computadores remotos, que podem ser da própria empresa ou terceirizados, facilmente acessados pelos usuários.
É diferente de um ERP “on-premises”, que funciona a partir de servidores instalados dentro da sua própria empresa. O ERP na nuvem acaba sendo uma solução muito mais prática, ao dispensar a instalação e manutenção de equipamentos eletrônicos pesados.
Além disso, é muito mais seguro, já que ERPs na nuvem podem migrar os dados armazenados em caso de pane ou falha elétrica.
Todas essas vantagens também resultam em muita economia, já que a sua empresa fica dispensada dos altos custos em manter servidores próprios.
Quando e como customizar um ERP?
Em certos casos, as funcionalidades padrão de um ERP podem não ser suficientes para atender às necessidades de uma empresa individual, como é o caso do MEI.
Também pode acontecer o contrário, ou seja, o ERP ter funções demasiado complexas ou desnecessárias para um negócio de pequeno porte.
Assim, em certos casos, é provável que o sistema tenha que ser customizado, pelo menos em parte, para se ajustar ao seu perfil.
Converse com o fornecedor e veja o que pode ser disponibilizado. As possibilidades são diversas e é importante considerar as particularidades do seu negócio.
Além disso, continue sempre atualizado sobre esse e outros assuntos relevantes para a sua jornada como MEI!
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