Escrito por Victor Jacinto
Quando falamos sobre a diferença entre DANFE e NF-e sempre surgem dúvidas, como que é, como funciona e para o que serve.
Esses documentos fazem parte da rotina contábil de empresas dos mais diferentes portes, se tornando importante para elas assim como a emissão de notas fiscais.
Muitas pessoas pensam que estes documentos são idênticos, mas, existe sim uma diferença entre eles.
Neste conteúdo, iremos te responder as diferenças entre DANFE e NF-e, acabando com esta dúvida sobre elas.
Continue lendo.
O que é DANFE?
DANFE é a sigla para Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, representa a versão impressa simplificada da NF-e.
Sendo que, a DANFE que acompanha as mercadorias ou produtos quando são vendidos aos seus clientes finais.
A DANFE é também obrigatória na hora de transportar os produtos e mercadorias de um local para o outro.
Vale lembra que a DANFE não substitui e não se confunde com nota fiscal eletrônica, sendo apenas uma de suas representações possíveis na forma impressa.
Quais informações devem conter na emissão da DANFE?
O preenchimento da DANFE deverá representar o conteúdo da NF-e, e não pode ser impressa com informações faltante ou que não constem no arquivo da NF-e.
Na DANFE deve constar as seguintes informações:
- NCM (nomenclatura comum do MERCOSUL);
- Descrição da mercadoria, produto ou serviço;
- CFOP (código fiscal de operações ou prestações);
- Unidade;
- Quantidade;
- Valor unitário;
- Valor total;
- Base cálculo do ICMS próprio;
- Valor do ICMS próprio;
- Valor do IPI;
- Alíquota do ICMS;
- Alíquota do IPI.
A DANFE possui uma chave de acesso de 44 dígitos, onde o Fisco consegue fazer consulta através da página da Secretaria da Fazenda Estadual, mostrando sua existência e o uso regularmente correto e autorizado.
Ela também possui um código de barras, que facilita a leitura óptica do documento, e possui um número de protocolo gerado no momento da autorização do uso.
Contudo, é preciso ressaltar que a DANFE não possui validade jurídica.
Lembrando que a DANFE também possui um espaço para informações complementares que podem trazer dados importantes.
E um espaço reservado para o Fisco, o qual deverá ser mantido em branco, porque é de uso exclusivo da autoridade Tributária.
Agora, caso a DANFE apresente divergências, o contribuinte poderá ter problemas com o Fisco, indício de que algo está errado, sem regularidade junto à Receita Federal, e pode significar:
- contrabandos ou falsificados;
- o fornecedor usou um CNPJ clonado para emitir o DANFE;
- a empresa não é legalizada junto à receita.
Então é preciso ter uma atenção redobrada nas informações contidas nele.
Porque a DANFE é importante?
A DANFE é importante para facilitar a interpretação dos dados que contém na NF-e, desta maneira, é possível verificar as informações exibidas nelas e saber se estão corretas.
Com isso, ficará mais fácil evitar erros nos dados no momento de envio e recebimentos de mercadorias 😉
Sendo assim, existem vários sistemas que fazem uma busca das notas fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa de destino.
Por exemplo, existe uma ferramenta chamada arquivei que faz esta busca da DANFE, e que facilita a rotina do Fisco e contábil no momento de conferência.
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O que é Fisco?
Fisco é um órgão responsável pela determinação e arrecadação de impostos e taxas, são eles que controlam os pagamentos das esferas Tributárias no país.
É conhecido como órgão fiscalizador na esfera federal, porém também pode atuar em área municipal e estadual.
Deste modo, o fisco um órgão que trabalha de forma rígida na fiscalização dos pagamentos de tributos.
O que é NF-e?
NF-e é a sigla de Nota Fiscal eletrônica, ela foi criada para substituir a nota fiscal manual, uma que parecia um talão onde constava a razão social os dados da empresa e um espaço para preenchimento a mão.
Seu principal intuito é simplificar e trazer produtividade no dia a dia e na emissão da nota.
Tornando-a mais rápida e facilitando o controle do Fisco sobre as emissões, ou seja, permite uma fiscalização mais fácil pela Receita Federal.
Ela também é um documento que serve para a circulação de mercadorias, e possui existência também para o digital, pois é gerado em arquivo XML, falaremos mais nos próximos tópicos.
Diferente da DANFE, a NF-e possui validade Jurídica, sendo obrigatório manter o arquivo XML guardado pelo prazo de 5 cinco anos após a data de emissão. Por isso, é fundamental garantir o controle de notas fiscais.
Importante lembrar que, para poder emitir a NF-e, é necessário o uso do certificado digital, falaremos no próximo tópico.
Porque a NF-e, é importante?
A importância de NF-e está na segurança que você passa para os seus clientes e fornecedores, aumentando a confiabilidade de todos.
Além de ser importante para as empresas, a NF-e também tem um papel principal para os consumidores.
Se alguém te questiona se você quer nota fiscal eletrônica, sua resposta tem que ser sempre sim, para a sua segurança.
Vantagens da NF-e
Assim como outras notas a NF-e também tem as suas vantagens, inclusive para quem está comprando, vendendo e até mesmo para o Fisco.
Algumas empresas utilizam esta categoria de nota para reduzir o custo com impressão e diminuir erros no processo de emissão.
Como o arquivo e emitido de forma online, não é preciso mais ter gastos ou desgastes para o envio das notas fiscais.
Isso pode ser feito via e-mail pelo próprio sistema no momento de emissão. Ou ainda, é possível compartilhar esses documentos na nuvem para poderem ser acessados de forma remota.
O que é XML?
O XML é a sigla para Extensible Markup Language (linguagem de marcação). É uma linguagem de programação muito utilizada para descrever as mais variadas categorias de dados, foi desenvolvida no início da década de 90.
Seu principal objetivo é possibilitar e facilitar o compartilhamento de informações pela internet de uma maneira fácil, rápida e segura.
Os arquivos escritos em XML se parecem muito com o código de linguagem HTML, principalmente pelas suas tags.
Ele tem seus dados organizados hierarquicamente porque essa construção facilita a leitura, tanto de seres humanos como dos programas de software.
Sabemos que para a emissão de NF-e é preciso que sua empresa tenha um certificado digital, assim ele também é quem habilita a consulta do XML na secretaria da fazenda.
Hoje em dia, o arquivo XML é entendido como a versão digital das Notas Fiscais.
O que é Certificado Digital?
O Certificado Digital é uma identidade digital das empresas que permite a assinatura de documentos à distância como contratos e balanços. Mas, sem precisar reconhecer firma em cartório.
Deste modo, é autorizado o envio da NF-e no momento da emissão, além de ser utilizado na entrega de obrigações acessórias.
O certificado digital serve para ter acesso a sistemas eletrônicos de órgãos restritos através da internet e assinar documentos digitalmente.
Cartão CNPJ MEI e Certificado MEI: Veja como visualizar o seu
Através do certificado digital é possível acessar os seguintes órgãos públicos, sendo eles:
- a Receita Federal, por meio do Portal e-CAC;
- o INSS;
- e as juntas comerciais, dos estados e distritos federais.
Sendo assim, qual é a diferença entre a DANFE e a NF-e?
A diferença pode parecer mínima, e agora fica mais fácil de analisar a dessemelhança entre elas sabendo o que é DANFE e o que é NF-e.
Veja quais são os pontos de diferença entre elas:
Armazenamento
A NF-e precisa ser armazenada pelo menos por cinco anos, porque durante este período a receita pode solicitá-la para conferir algum pagamento.
Já a DANFE não precisa ser arquivada, mas, o canhoto pode ser guardado até mesmo para o seu controle de mercadoria ou serviço.
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Impressão
A NF-e é um arquivo totalmente digital, como explicado acima.
A DANFE por sua vez precisa ser impressa.
Validade
A NF-e tem validade jurídica, enquanto a DANFE não tem.
Mesmo que a DANFE tenha informações de nota fiscal, ela não é inválida observando pelo ponto de vista legal. Mas, ainda que não tenha validade jurídica, ela é obrigatória para acompanhar o transporte da mercadoria.
Certificação Digital
Já sabemos que para a emissão de NF-e, é preciso utilizar o certificado digital por ser tratar de uma identidade digital da empresa.
A DANFE não precisa de nada disso, pois, como já dissemos, ele é um documento auxiliar sem validade jurídica.
Gostou de entender um pouco mais sobre a diferença entre DANFE e NF-e?
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