DANFE: o que é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica?

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Homem e mulher com semblantes de dúvida em frente a fundo amarelo
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O DANFE é um documento fiscal que você precisa conhecer para manter sua empresa regularizada.

Ele é conhecido por acompanhar mercadorias em trânsito, funcionando como uma versão simplificada da nota fiscal eletrônica.

Nesse artigo, vamos ver como emitir um DANFE, para que ele serve e por que é importante imprimir esse documento.

Continue a leitura e fique por dentro da legislação fiscal!

O que é o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica)?

DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma versão impressa da nota fiscal eletrônica (NF-e) que é usada no transporte de mercadorias.

Toda vez que uma empresa vende um produto pela internet e envia para um cliente por meio de uma transportadora, por exemplo, o pacote precisa ir com um DANFE junto.

Isso porque o documento facilita a conferência dos dados da nota fiscal, como remetente e destinatário, valor e descrição da mercadoria, impostos recolhidos, seguros contratados, entre outras informações.

Logo, nenhum produto pode circular em território brasileiro sem um DANFE que identifique seu documento fiscal.

O que torna o DANFE válido é o código de barras que permite a leitura e escaneamento da nota fiscal, sendo obrigatório na emissão do documento.

Leia também: Nota fiscal MEI: 9 principais dúvidas respondidas + tipos de NFs

Para que serve o DANFE?

O DANFE serve para representar a nota fiscal de uma mercadoria e facilitar sua consulta durante o transporte.

Ele pode ser usado para fiscalizar a legalidade de produtos em trânsito e também como documento auxiliar da escrituração contábil da empresa.

Além disso, o DANFE serve como comprovante da transação, uma vez que o destinatário deve assinar o documento no momento da entrega da mercadoria.

Qual a diferença entre DANFE e nota fiscal?

A diferença é que o DANFE é apenas a representação simplificada da nota fiscal, enquanto o documento com real validade jurídica é a própria NF-e.

Com ele, é possível visualizar rapidamente as informações mais importantes sobre o produto que está sendo transportado.

O DANFE substitui a nota fiscal?

Não, o DANFE não substitui a nota fiscal, uma vez que é apenas sua versão impressa para conferência.

Para ele ser válido, é necessário que a nota fiscal já tenha sido emitida e validada pelo sistema do governo. Logo, ao imprimir um DANFE, mantenha sempre a NF-e original.

Como emitir o DANFE?

Para emitir o DANFE, siga os passos abaixo:

1. Configure seu emissor de NF-e

O Ministério da Fazenda orienta que as empresas usem o mesmo software emissor de nota fiscal eletrônica para emitir a DANFE.

Para isso, você vai precisar configurar seu sistema para emitir o documento auxiliar logo após a emissão da NF-e.

Normalmente, a emissão de DANFE já é uma função nativa do sistema e basta ativar esse recurso.

Outra possibilidade é utilizar um ERP ou software de gestão de vendas para emitir NF-e e DANFE de forma automatizada — opção indicada para empresas maiores.

2. Emita a NF-e

Como vimos, o DANFE deriva de uma NF-e, logo, é preciso emiti-la em primeiro lugar.

Então, siga os passos de sempre para emitir uma nota fiscal eletrônica referente a um produto vendido pela sua empresa, preenchendo informações como dados do tomador, valor, impostos, etc.

Em seguida, selecione a opção para emitir um DANFE com base na NF-e gerada.

Emitir nota fiscal MEI: passo a passo para cada tipo de NF.

3. Preencha os campos do DANFE

O DANFE requer o preenchimento dos seguintes campos obrigatórios:

  • Data e horário de saída do produto;
  • Placa do veículo usado no transporte;
  • Nome da transportadora;
  • Natureza da operação;
  • Descrição detalhada da mercadoria.

Também vale preencher o campo de observações com informações específicas sobre a carga, como cuidados para o transporte.

4. Imprima a DANFE

Em seguida, é só escolher a opção para imprimir a DANFE ou baixar o arquivo como PDF.

O sistema vai gerar uma chave de acesso de 44 dígitos que serve para comprovar a existência da NF-e atrelada ao documento.

Saiba o que significa cada parte do código:

  • Primeiros 2 dígitos: código do Estado (UF) do emitente;
  • 4 dígitos seguintes: ano e mês da emissão da NF-e (no formato AAMM);
  • 14 dígitos seguintes: CNPJ do emitente da NF-e (CNPJ da sua Empresa);
  • 2 dígitos seguintes: modelo da NF-e;
  • 3 dígitos seguintes: série do NF-e;
  • 9 dígitos seguintes: número da NF-e;
  • 9 dígitos seguintes: código da NF-e (número gerado pelo sistema);
  • Último dígito: dígito verificador (DV).

Lembrando que o DANFE deve seguir o modelo especificado pela Receita Federal no Manual de Integração do Contribuinte — confira se o seu software segue o layout apresentado.

Então, é só fixar o DANFE no pacote da mercadoria e seguir com o processo de envio e transporte.

Como cancelar um DANFE?

Para cancelar um DANFE, você deve cancelar a nota fiscal eletrônica atrelada a ele.

Para isso, é só acessar o software emissor de NF-e, localizar a nota desejada na área de consulta e escolher a opção “cancelar”.

Lembre-se de que, mesmo cancelada, a nota fiscal deve entrar na contabilidade da empresa e ser guardada pelo período de cinco anos.

 

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